כללים למשלוח דואר אלקטרוני

פוסט זה הוא לא חוק, לא מחייב או משהו כזה, רק נועד להסדיר כללים למשלוח דואר אלקטרוני. הסיבה שצריך כללים כאלו, היא בגלל שהרבה משתמשים לא נכון בדואר האלקטרוני.

דואר זבל

קורה לי אחרי שאני מספק בפגישות או באירועים עסקיים שונים כרטיס ביקור, שאני מתחיל לראות שאיכשהו "נרשמתי" לרשימת דיוור של אותו העסק שסיפקתי לנציג/ה שלו את כרטיס הביקור שלי, אז דעו לכם דבר אחד, לפי חוקי הספאם במדינת ישראל, אתם מוגדרים כשולחי דואר זבל, וניתן לקבל ממכם לפעמים גם כמה עשרות אלפי שקלים על זה. אז הגיע הזמן שתפנימו, שמתן כרטיס ביקור, היא דרך חוקית לאפשר לכם לשמור איתי על קשר, אבל זה לא נותן לכם אישור להכניס אותי או כל אחד אחר לרשימת דיוור של העסק שלכם ! רוצים להכניס אותי לרשימת הדיוור, שלחו לי דואר רגיל ששואל אם אני מעניין, או אולי תרימו טלפון ותשאלו, במקרה הרע, אולי אגיד לכם "כן".

אני יודע, אתם תגידו שאני תמיד יכול להסיר את עצמי מהרשימה.  אבל אתם מפספסים את הנקודה שמעולם לא ביקשתי ממכם לרשום אותי בה מההתחלה. אולי אחייב אותכם על הזמן שלוקח לי להחליט אם הדואר שלכם הוא זבל או לא, והלחיצות השונות. מה פתאום אתם לא מבינים למה אתם צריכים לשלם על הזמן שלי שגזלתם באמצעות הזבל שאתם שולחים לי ?

עוד מידע על מה אתם עושים רע, אתם יכולים למצוא כאן.

איך מגיעים אליך מכאן ?

מכירים את זה שמתקשרים אליכם ממספר לא מזוהה, לא משאירים הודעה, ויומיים אחרי זה חוזרים אליכם ושואלים למה לא חזרתם אליהם ? אז גם בדואר אלקטרוני, אם המידע עליכם אינו מכיל מידע של איך לחזור אליכם, איך אוכל לחזור אליכם חזרה ? ואם חשוב לכם הזמנים, אז בנוסף למידע ההתקשרות איתכם, ספקו לי מידע גם מתי לחזור אליכם.

מכותבים נמאסתם

יש הרבה אשר אינם מכירים את ההבדל בין TO, CC ו BCC. אז בואו נלמד אותכם משהו שהייתם צריכים ללמוד בבית הספר כאשר לימדו על יצירת מכתב רשמי.

יש מכותב(ים), כלומר הם אלו שהמכתב נועד אליהם מסיבות פרקטיות, הם צריכים לעשות עם המידע משהו פיזית. באנגלית To או בתרגום לעברית "אל" או "עבור" או "לכבוד" אומר שזה הם.

יש העתקים של המכתב. כלומר אנשים שאמורים לקבל את המכתב אם זה מתוקף "הפחדה" שלכם, נגיד עו"ד או עיתונאי. כאלו שצריכים לקבל את הדואר שלכם בגלל בירוקרטיה, אבל הם לא אלו שצריכים לעשות עם זה משהו, פרט מאשר תיוק. הם ה CC או "העתקים".

יש כאלו שאתם רוצים לשלוח להם דואר, אבל אתם לא באמת רוצים שהאחרים ידעו שהם גם חלק מהשרשת מזון של מה ששלחתם. ובכן אלו ה BCC. אף אחד לא רואה או יודע מי ה BCC פרט אליכם.

כאשר אתם שולחים שנה טובה, בדיחה טובה (בד"כ סתם מטופשת, אבל נזרום אתכם), או כל דבר אחר. אל תשימו את כל המכותבים ב To או ב CC. שימו אותם ב BCC. לא מעניין אותי אם אתה שולח ל"דודה פנינה מהמרכז" (אני גר בצפון), או שאתה שולח לאקסית שלך תמונות שלה ובאמצע מכתב גם אותי איכשהו (אבל למה ?). אל תחשוף את הרשימה שלך, וככה אתה לא חושף את עצמך לבעיות. הרבה מאוד מקומות גם סורקים את הרשימה של המכותבים ושולחים אליהם דואר זבל. פשוט אל תשלח רשימה שלמה בצורה גלויה, אם אין להם קשר וצורך אמיתי לתקשר אחד עם השני. פשוט אל !

נצנצים, פוני ושלום קיטי

אתם קמצנים ולא מוכנים לשלם על שירותי דואר "איכותיים" (בצורה כזו או אחרת), והחלטתם להשתמש ב walla, yahoo וכו', נחמד מאוד. אבל למה אתם שואלים אותי אם אני yahoo (כמו שיואל ספולסקי כתב פעם), או מראים לי סמיילים מעצבנים בזווית העין ? אם יש לכם עסק, אתם נראים לא מקצועיים בכלל. אם אתם אנשים פרטיים, אז עדיין לא יפה לשאול אותי אם אני שואג. פשוט תרגעו בבקשה.

רוצים דואר שתמיד יגיע אלכם וישלח ממכם בלי קשר אם מחר אתם משנים ספק אינטרנט או גוף שמטפל לכם ברשת המשרדית ? ובכן יש המצאה בשם "שם מתחם", אשר מאפשרת לכם לקבל שם שאתם בוחרים (ואינו תפוס כבר, או לא עומד בכללים מסויימים) עבורכם, ואז לא משנה מי הספק אינטרנט שלכם, השם ילווה אותכם כל עוד אתם רכשתם מנוי שנתי (או יותר) עבורו.

מוצר זה יצא ממפעלינו כשהוא תקין…

אז יש לכם אנטי ווירוס, והחתימה שלכם לא מכילה תצלום של הלו קיטי, או שאגות, אבל כן מכילה את העובדה שיש לכם אנטי ווירוס. נחמד יופי לכם, אבל מה זה קשור אלי ? האם זה אומר שאני לא צריך לבדוק את התוכן של התוסף שלכם בגלל זה ? או האם אתם חושבים שמעניין אותם שהורדתם גרסה חדשה של ClamAV או כל אנטי ווירוס אחר ?

בכלל זה מצחיק לראות הודעת ספאם מתוייקת כספאם בנושא שלה עוד לפני בכלל שנשלחה אלי. אולי תשימו מידע חשוב באמת ולא מידע על זה שאתם משתמשים באנטי ווירוס כלשהו, הרי פרט לפרסומת מעצבנת זה לא נותן לי שום מידע יעיל בעליל, אלא אם ארצה לתקוף אותכם…

שפה קשה

מי המכותב שלך, ולאן הדואר שלך צריך ללכת בסופו של דבר הוא אחד מהכללים המאוד חשובים האם תכתוב את הדואר שלך בעברית או באנגלית. למשל אם יש לך חברה שהתשובות שלך יכולות ללכת ללקוחות אשר אינם דוברי עברית, תקשיע מאמץ ללמוד אנגלית תקנית, תתקין בודק איות (speller) ותנסה לכבד את הקורא.

במידה וכל המכותבים דוברי עברית, ומראש ידוע שהמכתב הזה עם כל התשובות שלו לא יהיה בסופו של דבר בידיים אשר אינם דוברי עברית, אז אישית אני חושב שעברית זו שפה חשובה וטובה, ועל כן יש לבחור בשפה העברית.

אבל אם לקוח מדבר אתך עברית מההתחלה, אל תשפיל אותו (יש כאלו שמרגשים מושפלים) ותדבר איתו באנגלית. תמשיך לתקשר איתו בעברית. אם הוא מדבר באנגלית תתקשר איתו באנגלית. זכור את הכלל: "במקום שבו אנשים יושבים אל תעמוד, ובמקום בו אנשים עומדים אל תשב".

השם שלי איגו מונטויה

פנית אלי פעם ראשונה ואיננו מכירים, אנא הצג את עצמך, וספר לי מי אתה, מה אתה ולמה אתה. כמו שאי אפשר להתחיל משפט מהסוף, כך גם תקשורת בדואר צריכה להגיע בצורה מסודרת מההתחלה לסוף. לך ברור מי אתה, אבל אני לא מכיר אותך (או שכן, אבל אתה לא יודע את זה).

תגיד מוח, מה אתה רוצה לעשות הלילה?

לאחר שסיפרת לי מי אתה, הסבר לי ממש מההתחלה, מה אתה רוצה, למה איך ומדוע. כלומר אל תגיד לי "שמעתי שאתה מתעסק בלינוקס ואני רוצה את שירותך". ספר לי מה השירותים שאתה רוצה ממני, אולי אני בכלל האדם הלא מתאים לנושא ?

אם כבר אנחנו בנושא, גם אל תגיד לי "זה לא עובד", תסביר מה עשית מה התגובה שקיבלת ומה התגובה שאתה מצפה שתהיה. לפעמים הבעיה היא באופן (לפעמים גם חוסר) השימוש ולא סוג של באג או בעיה במה שיש לך.

אי אפשר ליצור תינוק עם 9 הריונות בחודש אחד

דואר אלקטרוני נועד להעביר יחסית מעט מידע. תפנימו מה המשמעות של קבצים שאתם מצרפים והאם הם גדולים מידי. אם לוקח לכם חצי שעה רק לשלוח את הדואר, אולי יש בעיה בגודל ובכמות הקבצים ואתם צריכים קצת לחלק את זה, או לספק קישור שממנו ניתן להוריד את המידע.

זמן תגובה

נהוג בד"כ שעד יום עבודה אחד יקח זמן מענה למכתב, ואם אתם זקוקים ליותר זמן, אנא תיידעו אותי בנושא. אבל גם אל תצפו לתגובה של מהרגע להרגע. בשביל זה המציעו את הטלפון. מכתב מאפשר קצת זמן ומרחב נשימה מסויים. אני לא זמין 24-7, אני זמין 10 שעות ביום (בד"כ יותר) בימי העבודה שלי. אם שלחתם לי מכתב ביום חמישי ב23:59:59 אולי תקבלו מענה רק ביום ראשון, או אולי אם זה מספיק פשוט אענה לכם ביום שישי. אבל המענה של תענה לי בבקשה דחוף!!1 אינו מתאים לדוא"ל. מספיק שאני עכשיו באירוע כלשהו בשביל שלא אוכל לראות את המכתב שלכם.

נושא ונשוא

אנא השתמשו בשדה הנושא (subject) כמו שצריך. כלומר את תכתבו לי הודעה של "ער ?", כאשר השאלה היא האם אפשר לקחת מספר טלפון של לקוח בסין ולהפנות אותו לדרום אפריקה. אין קשר בין הדברים. תאפשרו לי לתייק את הדאר שלכם כמו שצריך, ולמצוא אותו כשצריך במהירות על ידי הנושא המתאים (מה לא למדתם לכתוב מכתב רשמי בבית הספר ? ראו למעלה).

טלפון זה לילדים

יש לי לקוחות שאוהבים לדבר איתי בטלפון, ויש להם הרבה בקשות שצריכות להיות מייושמות בזמן מסויים, אבל אני מצטער, זה דווקא כן לדואר. ככול שיש הרבה דברים, או נושאים שאנחנו חלוקים בהם, דווקא בכתב אפשר להבין ולראות אותם טוב יותר מאשר בעל פה. אבל צריך לזכור כי דואר אולי ירדוף אחריכם כל חייכם (הדיגיטליים, בד"כ ארוכים יותר מהחיים הביולוגיים שלכם), אז תהיו מכובדים. בלי קללות, בלי שפה לא יפה, ותשקיעו בחשיבה של מה שאתם מבקשים.

הראית איזה יופי …

מכירים את זה שיש כאלו ששמים על SMS או על מכתב שיודיע להם בעת הקריאה. ובכן אל ! זה מעצבן, אני ב99.9% מהפעמים מבטל את האפשרות להחזיר לכם מידע, וככה לעולם לא תדעו קראתי או לא.

לבן על לבן

אחת הבעיות הקשות ביותר שיש עם מכתבים זה שבתוכנה שלך הכל נראה טוב, אבל בתוכנה שלי זה נראה זוועה. בחרתם בצבע ירוק בהיר על לבן, ואתם מצפים שבאמת אצליח לקרוא את מה שכתבתם ? את אישה ולכן את רוצה להדגיש ושמה לי צבע ורוד  בדואר על רקע לבן ? או השתמשתם בגופן שמתאים למערכת ההפעלה שלכם ומציג איזו תמונה של הר ואישה יפה (הכל בתו אחד) ואת דה ווינצ'י מצייר פרפר, אבל כשזה מגיע אלי זה נראה לגמרי שונה. תשתמשו בתמונות כשאתם רוצים ציור יפה. תשתמשו בצבע שחור על רקע לבן בשביל שהתהיה קריאות טובה בזכות הנגודתיות (contrast) הטובה. לא צריך להיות מעצב גרפי או להכיר איזה צבע הולך עם מה, פשוט תעשו את החיים קלים ופשוטים ותעשו את הכל קריא לא בגלל שזה עובד אצלכם, אלא תעשו דברים פשוטים מאוד. הם בד"כ קריאים.

וגם תסמנו איפה התשובה שלכם ואיפה התשובה שלי, אם החלטתם לתת לי תשובה בתוך התשובה שלי, ועוד יותר חשוב תיידעו אותי שעשיתם את זה.

בשבילך זה ברור, בשבילי זו אניגמה

אניגמה בלטינית ויוונית זו חידה. הגרמנים במלחמת העולם השנייה, יצרו מכשיר שיקודד את המידע שלהם בצורה מסויימת, וקראו למכשיר אניגמה. איך זה קשור אתם בטח שואלים. ובכן בעולם המחשבים בשביל לייצג את העברית שאתם רואים כאן, יש צורך לקודד אותה. זה לא קידוד של "להסתיר" אלא חוקים שמסבירים איך הבתים השונים במחשב יהיו מפורשים. אם אתם עובדים בעיקר ב Outlook, אז הסיכוי שאתם שולחים לי קידוד נכון שואף ל0, היות והתוכנה כל כך ידידותית, עד כדי כך שהשליטה בזה אינה פשוטה בניגוד למרבית התוכנות האחרות בשוק.

כלל חשוב. תעבדו בעברית עם קידוד בשם UTF-8, תקפידו שה"ראש" של הדואר שלכם ידע שזה הקידוד שאתם עובדים בו, ופתרתם את רוב בעיות התקשורת בעולם.

אני לא רוצה להיות מדען גרעין איראני, רק לשלוח דואר

כמו בכל דבר, גם בדוא"ל צריך ללמוד איך לעבוד. יש כללים ודברים שצריך ללמוד. הגישה המוזרה של "אני רוצה שזה יעבוד" לא צליח לעזור לכם ללמוד. תלמדו את העולם שאתם נכנסים אליו. ביל גייטס נהיה אדם עשיר על ידי הבטחה שהוא מספק לכם דברים ידידותיים, רק הוא שכח לציין, שהם ידידותיים אחרי לימוד כלשהו. וזה כלל בכל דבר בחיים. אם לא תלמדו איך לעשות משהו, במקרה הטוב לא תצליחו להשתמש בו בכלל, במקרה הרע, תעשו נזק לכם או לסביבה בגלל שלא השכלתם ללמוד.

אל נא תגיד להתראות

אלו חלק מהנקודות שהחוקים צריכים לקחת בחשבון, אבל בקושי הגעתי לאמצע וכבר מצאתי את עצמי בפוסט ארוך מידי בנושא. אנא קחו לתשומת ליבכם את הכללים האלו ותתנו להם סיכוי כלשהו, אולי פתאום החיים יראו לכם ולשאר טובים יותר.

7 מחשבות על “כללים למשלוח דואר אלקטרוני

  1. מיכאל קמינר

    פוסט משובח דב
    עשית סדר יפה בדברים וגם טיפים מועילים
    תרשה לי להוסיף רק דבר אחד:
    אם אתם מעבירים מכתבי תפוצה המוניים המכילים איומים בסגנון: "צמח שיש כמעט בכל בית – זהירות הורג" מחלות מדבקות ואזהרות שונות או ילדים הזקוקים לתרומות ועוד…"
    תמיד הכנסו קודם לאתר של 'חנן כהן' המתקרא: 'לא רלוונטי' ובידקו את נכונות הדברים והאם חנן ממליץ על העברה…
    חיסכו הצפה של הרשת בשטויות.

    קישור לחנן:
    http://irrelevant.org.il/2010/08/12/3242

  2. אהרוני

    מסכים עם כל הכללים, ומוסיף שבודק איות עברי אפשר להפעיל גם על רשומות בבלוגים 🙂

    "מסויימים", "מייושמות" ועוד כמה מילים פה לא היו עוברות ב־hspell.

    אבל נו, זה "חוק וישניה" – כל רשומה שעוסקת בשגיאות לשון תכלול בעצמה שגיאות לשון. זה קורה כל הזמן גם לי.

    בונוס: ר' מידה, חלק א׳.

  3. עירא

    ואם כבר תיקוני לשון:
    "השם שלי איגו מונטויה"

    או "שמי איגו מונטויה"
    או "השם שלי הוא איגו מונטויה"
    אבל בכל מקרה איניגו ולא איגו.

    שמי הוא עירא אברמוב. רצחת את שפת אמי, היכון למות!

  4. ik_5 מאת

    קטנוניות. הבנתם מה שניסיתי להגיד ? אם לא, אז יש צורך בתיקון. אם כן, אז המטרה הוסגה. גם ככה לא אזכור את זה בפעם הבאה (סניוליות של הגיל כנראה).

  5. עירא

    אמרת את זה בהמון המון מילים, ולא ברור למה אתה חושב שמי ששולח לך משהו יעצור לקרוא את זה 🙂

    לי הרבה זמן היה הלינק הבא בחתימה במייל ועדיין יש לינק בבלוג (ואת זה אנשים קראו ועדיין קוראים, אני חושב, כי הם ממלאים אחרי ההוראות)

    http://ira.abramov.org/email/

    בקריאה חוזרת זה מיושן לאללה, הקטעים שמבקשים מאנשים לא לשלוח לי אטאצ'ים, זה פשוט לא ריאלי. אני גם לא רואה את MUTT מצמיח תמיכה טובה בעברית בקרוב. אני צריך לערוך את זה קצת.

כתיבת תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s